A tecnologia facilitou bastante a vida das empresas, sendo uma importante aliada tanto para o desenvolvimento de produtos e processos quanto para a interface com os seus pĂºblicos. Em contrapartida, sujeitou as organizações a novos riscos, alĂ©m daqueles inerentes ao mercado em que atuam. Assim, surgiu a necessidade de se pensar em compliance digital para a preservaĂ§Ă£o da integridade e da imagem.
Esse conceito tem ganhado mais força nos Ăºltimos anos, sobretudo com a aprovaĂ§Ă£o da Lei AnticorrupĂ§Ă£o e da Lei Geral de ProteĂ§Ă£o de Dados (LGPD). A criaĂ§Ă£o dessas e outras normas demonstra uma maior preocupaĂ§Ă£o com uma conduta Ă©tica por parte das instituições e suas consequĂªncias internas e externas.
Diante disso, tornou-se imperativa a consolidaĂ§Ă£o de um programa de compliance robusto dentro das empresas. Quer saber mais? Neste artigo explicamos o que Ă© compliance digital, seus benefĂcios e como adotĂ¡-lo na prĂ¡tica. Confira!
O que Ă© compliance digital?
Trata-se de um conjunto de processos para prever e analisar riscos, adotando medidas de prevenĂ§Ă£o e regras de conduta relacionadas ao ambiente da tecnologia da informaĂ§Ă£o. É uma maneira de as empresas resguardarem a sua imagem e reputaĂ§Ă£o por meio da proteĂ§Ă£o dos seus dados e de seus pĂºblicos.
O compliance digital pode ser entendido como o compliance aplicado Ă tecnologia, garantindo a conformidade com as leis que regem o ambiente digital. Dessa forma, a empresa pode prevenir atos de corrupĂ§Ă£o e fraudes, inclusive, se resguardando dos atos ilĂcitos de seus colaboradores e parceiros nesse meio. Isso se tornou imprescindĂvel principalmente com o aumento do teletrabalho (home office) em grande parte do mundo.
Para tanto, a organizaĂ§Ă£o precisa adotar uma sĂ©rie de medidas, em boa parte, comuns ao compliance tradicional, e outras especĂficas ao digital e Ă s leis que cuidam da privacidade e da proteĂ§Ă£o dos dados.
Como adotar na prĂ¡tica?
NĂ£o existe uma regra especĂfica para a aplicaĂ§Ă£o do compliance digital, uma vez que isso pode depender muito do tamanho da organizaĂ§Ă£o e do mercado em que atua. AlĂ©m disso, se uma empresa for mais tecnolĂ³gica e online, Ă© provĂ¡vel que ela vĂ¡ precisar ainda mais cuidados, uma vez que pode estar sujeita a mais riscos.
Esse é o caso dos e-commerces e, também, de todas as organizações que funcionam em home office, por exemplo. Por isso, separamos algumas dicas importantes sobre o assunto a seguir.
Contrate um DPO
O Data Protection Officer (DPO) Ă© o correspondente ao compliance officer. Ou seja, Ă© a pessoa fĂsica ou jurĂdica responsĂ¡vel por zelar pelo compliance digital dentro da empresa. Mesmo nĂ£o sendo obrigatĂ³rio, ele Ă© recomendĂ¡vel para aquelas organizações que contam com uma grande quantidade de dados sensĂveis em ambiente virtual.
Analise os riscos
Como jĂ¡ dissemos, uma das funções do compliance digital Ă©, justamente, analisar todos os riscos aos quais a empresa estĂ¡ exposta. E no mundo da tecnologia da informaĂ§Ă£o, podemos dizer que existe toda uma gama de possibilidades. Afinal, a todo momento surgem novas ameaças. TambĂ©m Ă© importante verificar quais as pessoas relacionadas a esses riscos e como controlar a atividade delas.
Treine a equipe
Esse Ă© um dos grandes pilares do compliance de modo geral, pois sem o envolvimento de toda a equipe, Ă© muito difĂcil garantir a segurança dos dados e a conformidade com as leis. Assim, Ă© imprescindĂvel o treinamento constante dos colaboradores, tanto em relaĂ§Ă£o Ă s atividades que realizam quanto aos riscos e normas de conduta.
Invista em tecnologia
O fato Ă© que nĂ£o existe compliance digital sem tecnologia. Para a proteĂ§Ă£o de dados, Ă© preciso investir em diversas ferramentas, de acordo com as necessidades de cada empresa.Â
Divulgue as medidas protetivas
É importante que todos os pĂºblicos da organizaĂ§Ă£o, sejam eles internos ou externos, tenham conhecimento das medidas usadas para a proteĂ§Ă£o de dados. Isso nĂ£o apenas favorece a aplicaĂ§Ă£o e a conformidade das normas, mas tambĂ©m Ă© uma maneira de aumentar a confiabilidade da empresa. Essa divulgaĂ§Ă£o pode ser feita de diferentes maneiras, com a comunicaĂ§Ă£o constante das medidas e seus resultados.
Estabeleça polĂticas de compliance digital
Se sua empresa jĂ¡ possui um programa de compliance, vocĂª jĂ¡ deve saber como funciona a elaboraĂ§Ă£o de um cĂ³digo de Ă©tica e conduta. Mas Ă© importante criar tambĂ©m normas aplicĂ¡veis ao ambiente digital e adequadas Ă proteĂ§Ă£o de dados, de modo que as pessoas saibam quais atos nĂ£o devam cometer.
Como evitar fraudes na empresa?
Mesmo com a adoĂ§Ă£o das medidas listadas acima, Ă© sempre bom se resguardar de possĂveis fraudes. O compliance digital Ă© fortalecido por meio de ações simples, que aumentam a segurança do seu negĂ³cio. Veja algumas dicas.
Conheça os seus stakeholders
JĂ¡ falamos sobre a importĂ¢ncia da capacitaĂ§Ă£o e de uma boa comunicaĂ§Ă£o com os diferentes pĂºblicos da empresa. Mas o trabalho nĂ£o para por aĂ. Pelo contrĂ¡rio, começa antes mesmo da relaĂ§Ă£o começar.
Isso significa analisar bem todos os colaboradores e parceiros antes da criaĂ§Ă£o de um vĂnculo. Os funcionĂ¡rios devem ser bastante estudados, nĂ£o apenas com a anĂ¡lise do currĂculo e das caracterĂsticas comportamentais, mas de suas referĂªncias, inclinaĂ§Ă£o Ă©tica e moral, entre outros fatores. Os parceiros comerciais tambĂ©m precisam ter seu histĂ³rico revisto, com a revisĂ£o de crĂ©dito, processos judiciais e envolvimento em atividades ilĂcitas, por exemplo.
Tenha um conselho administrativo
AtĂ© as pequenas organizações podem se beneficiar de um conselho, que possa zelar por uma gestĂ£o comprometida com os resultados e alinhada Ă s boas prĂ¡ticas de governança corporativa e compliance. O Ă³rgĂ£o Ă© uma forma de evitar que as decisões da empresa sejam tomadas de maneira unilateral, prejudicando o sucesso do negĂ³cio e a conformidade.
Implemente métodos de controle e monitoramento
Depois de conhecer todos os riscos digitais e adotar medidas protetivas, Ă© essencial monitorĂ¡-los, verificando a efetividade dos controles internos relativos a qualquer desvio de conduta. Para tanto, vale criar um comitĂª de auditoria, investir em sistemas de controle da informaĂ§Ă£o e em tecnologias de monitoramento.
Adote polĂticas de segurança da informaĂ§Ă£o
Todas as normas e padrões usados em compliance digital podem ser chamados de polĂticas de segurança da informaĂ§Ă£o. Eles podem ser reunidos em um mesmo documento e disponibilizados para que todos da organizaĂ§Ă£o possam visualizĂ¡-los.
Entre essas normas, podemos destacar a inclusĂ£o de polĂticas de controle de acesso, com as restrições Ă s permissões aos usuĂ¡rios. TambĂ©m podem ser incluĂdas normas tĂ©cnicas, como as certificações ISO, entre outras adequadas ao negĂ³cio.
Por fim, ressaltamos a importĂ¢ncia de monitorar a aplicaĂ§Ă£o do compliance digital. Para que ele de fato funcione, Ă© fundamental que todas as medidas sejam acompanhadas e, se necessĂ¡rio, revisadas e melhoradas. Zelar pela conformidade e a proteĂ§Ă£o de dados deve ser um trabalho constante.
Gostou de saber o que Ă© e como colocar o compliance digital em prĂ¡tica? Quer entender mais sobre o assunto? EntĂ£o veja tambĂ©m 3 medidas essenciais para o compliance gerar impacto!