A tecnologia facilitou bastante a vida das empresas, sendo uma importante aliada tanto para o desenvolvimento de produtos e processos quanto para a interface com os seus públicos. Em contrapartida, sujeitou as organizações a novos riscos, além daqueles inerentes ao mercado em que atuam. Assim, surgiu a necessidade de se pensar em compliance digital para a preservação da integridade e da imagem.
Esse conceito tem ganhado mais força nos últimos anos, sobretudo com a aprovação da Lei Anticorrupção e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A criação dessas e outras normas demonstra uma maior preocupação com uma conduta ética por parte das instituições e suas consequências internas e externas.
Diante disso, tornou-se imperativa a consolidação de um programa de compliance robusto dentro das empresas. Quer saber mais? Neste artigo explicamos o que é compliance digital, seus benefícios e como adotá-lo na prática. Confira!
O que é compliance digital?
Trata-se de um conjunto de processos para prever e analisar riscos, adotando medidas de prevenção e regras de conduta relacionadas ao ambiente da tecnologia da informação. É uma maneira de as empresas resguardarem a sua imagem e reputação por meio da proteção dos seus dados e de seus públicos.
O compliance digital pode ser entendido como o compliance aplicado à tecnologia, garantindo a conformidade com as leis que regem o ambiente digital. Dessa forma, a empresa pode prevenir atos de corrupção e fraudes, inclusive, se resguardando dos atos ilícitos de seus colaboradores e parceiros nesse meio. Isso se tornou imprescindível principalmente com o aumento do teletrabalho (home office) em grande parte do mundo.
Para tanto, a organização precisa adotar uma série de medidas, em boa parte, comuns ao compliance tradicional, e outras específicas ao digital e às leis que cuidam da privacidade e da proteção dos dados.
Como adotar na prática?
Não existe uma regra específica para a aplicação do compliance digital, uma vez que isso pode depender muito do tamanho da organização e do mercado em que atua. Além disso, se uma empresa for mais tecnológica e online, é provável que ela vá precisar ainda mais cuidados, uma vez que pode estar sujeita a mais riscos.
Esse é o caso dos e-commerces e, também, de todas as organizações que funcionam em home office, por exemplo. Por isso, separamos algumas dicas importantes sobre o assunto a seguir.
Contrate um DPO
O Data Protection Officer (DPO) é o correspondente ao compliance officer. Ou seja, é a pessoa física ou jurídica responsável por zelar pelo compliance digital dentro da empresa. Mesmo não sendo obrigatório, ele é recomendável para aquelas organizações que contam com uma grande quantidade de dados sensíveis em ambiente virtual.
Analise os riscos
Como já dissemos, uma das funções do compliance digital é, justamente, analisar todos os riscos aos quais a empresa está exposta. E no mundo da tecnologia da informação, podemos dizer que existe toda uma gama de possibilidades. Afinal, a todo momento surgem novas ameaças. Também é importante verificar quais as pessoas relacionadas a esses riscos e como controlar a atividade delas.
Treine a equipe
Esse é um dos grandes pilares do compliance de modo geral, pois sem o envolvimento de toda a equipe, é muito difícil garantir a segurança dos dados e a conformidade com as leis. Assim, é imprescindível o treinamento constante dos colaboradores, tanto em relação às atividades que realizam quanto aos riscos e normas de conduta.
Invista em tecnologia
O fato é que não existe compliance digital sem tecnologia. Para a proteção de dados, é preciso investir em diversas ferramentas, de acordo com as necessidades de cada empresa.
Divulgue as medidas protetivas
É importante que todos os públicos da organização, sejam eles internos ou externos, tenham conhecimento das medidas usadas para a proteção de dados. Isso não apenas favorece a aplicação e a conformidade das normas, mas também é uma maneira de aumentar a confiabilidade da empresa. Essa divulgação pode ser feita de diferentes maneiras, com a comunicação constante das medidas e seus resultados.
Estabeleça políticas de compliance digital
Se sua empresa já possui um programa de compliance, você já deve saber como funciona a elaboração de um código de ética e conduta. Mas é importante criar também normas aplicáveis ao ambiente digital e adequadas à proteção de dados, de modo que as pessoas saibam quais atos não devam cometer.
Como evitar fraudes na empresa?
Mesmo com a adoção das medidas listadas acima, é sempre bom se resguardar de possíveis fraudes. O compliance digital é fortalecido por meio de ações simples, que aumentam a segurança do seu negócio. Veja algumas dicas.
Conheça os seus stakeholders
Já falamos sobre a importância da capacitação e de uma boa comunicação com os diferentes públicos da empresa. Mas o trabalho não para por aí. Pelo contrário, começa antes mesmo da relação começar.
Isso significa analisar bem todos os colaboradores e parceiros antes da criação de um vínculo. Os funcionários devem ser bastante estudados, não apenas com a análise do currículo e das características comportamentais, mas de suas referências, inclinação ética e moral, entre outros fatores. Os parceiros comerciais também precisam ter seu histórico revisto, com a revisão de crédito, processos judiciais e envolvimento em atividades ilícitas, por exemplo.
Tenha um conselho administrativo
Até as pequenas organizações podem se beneficiar de um conselho, que possa zelar por uma gestão comprometida com os resultados e alinhada às boas práticas de governança corporativa e compliance. O órgão é uma forma de evitar que as decisões da empresa sejam tomadas de maneira unilateral, prejudicando o sucesso do negócio e a conformidade.
Implemente métodos de controle e monitoramento
Depois de conhecer todos os riscos digitais e adotar medidas protetivas, é essencial monitorá-los, verificando a efetividade dos controles internos relativos a qualquer desvio de conduta. Para tanto, vale criar um comitê de auditoria, investir em sistemas de controle da informação e em tecnologias de monitoramento.
Adote políticas de segurança da informação
Todas as normas e padrões usados em compliance digital podem ser chamados de políticas de segurança da informação. Eles podem ser reunidos em um mesmo documento e disponibilizados para que todos da organização possam visualizá-los.
Entre essas normas, podemos destacar a inclusão de políticas de controle de acesso, com as restrições às permissões aos usuários. Também podem ser incluídas normas técnicas, como as certificações ISO, entre outras adequadas ao negócio.
Por fim, ressaltamos a importância de monitorar a aplicação do compliance digital. Para que ele de fato funcione, é fundamental que todas as medidas sejam acompanhadas e, se necessário, revisadas e melhoradas. Zelar pela conformidade e a proteção de dados deve ser um trabalho constante.
Gostou de saber o que é e como colocar o compliance digital em prática? Quer entender mais sobre o assunto? Então veja também 3 medidas essenciais para o compliance gerar impacto!