A Norma ISO 37001 Antissuborno é uma norma de requisitos de sistema de gestão lançada no Brasil no ano de 2017. O RBNA Consult é acreditado na Cgcre do Inmetro para certificar esta norma.
Assim como as já conhecidas ISO 9001 Qualidade e ISO 14001 Meio ambiente, a norma segue o mesmo padrão de sistema de gestão. Todas elas exigem que a informação seja documentada, que seja realizada avaliação de desempenho, que seja delimitado um escopo para a certificação entre outros (Para saber mais sobre os benefícios do Compliance na sua organização, acesse o nosso post “Como o Compliance ajuda sua organização na prática?“).
Nesse post, vamos tratar sobre a ISO 37001, como delimitar os objetivos do Sistema de Gestão Antissuborno e se planejar para alcançá-lo, informações presentes no item 6.2 da Norma ABNT NBR ISO 37001:2017.
A definição de “objetivo” de acordo com a Norma 37001
A definição dada pela norma é bem simples, objetivo é um “resultado a ser alcançado”. Pensando em um conceito atual e bastante relevante no mundo corporativo, o objetivo da norma seria o seu propósito, aquilo que se busca alcançar.
O importante entender o que levou a organização a implementar a norma e traduzir isso em seus objetivos. Lembrando que os objetivos devem ser alinhados com as políticas, procedimentos e indicadores desempenho.
Além da definição, a norma traz algumas notas quando trata de “objetivos”. O objetivo pode ser ligado a estratégia da empresa, ao operacional ou ainda a parte tática. Ou seja, o propósito da implementação da norma pode ser visto em vários planos como na estratégia comercial, por exemplo aumentar a confiança dos clientes e com isso aumentar as vendas, ou ainda ao operacional quando seus clientes exigem procedimentos de Compliance antissuborno.
Quanto a sua materialização, essa se dá de diversas formas. A partir do momento que o objetivo é estabelecido, a organização deve desenvolver meios de mensurá-lo. Por exemplo, se o objetivo é aumentar as vendas através da comunicação para o mercado do programa de Compliance, uma forma de mensurá-lo pode ser através da porcentagem dos contratos novos que exigem clausulas anticorrupção e procedimentos para mitigar o risco de suborno.
Um ponto muito importante trazido nas notas é o alinhamento com a política antissuborno. Se o objetivo da organização é aumentar as vendas e sua política abrange apenas a parte institucional, há uma falha nesse alinhamento. O objetivo deve materializar a política. Como a organização fará para manter a sua política viva no dia a dia é justamente através da implementação e acompanhamento dos seus objetivos.
“Deve”, “convém que” e “pode”: como são tratados os itens da Norma
Antes de entrar no item 6.2 vamos esclarecer as formas verbais utilizadas ao longo da norma e o que elas significam quando se trata de cumprimento dos seus itens e abordaremos também a definição de conformidade.
De acordo com Norma 37001, estar em conformidade é atender a um requisito. Ou seja, estar em linha com o que é exigido pela Norma. Se a norma tem como requisito uma avaliação de risco, a organização deve ter uma avaliação de risco implementada. Não ter ou ter uma avaliação incompleta é caracterizado como “não conformidade”.
Quando a norma indica um “deve”, ela está indicando um requisito. Ou seja, a organização precisa implementar o que está sendo cobrado. O “como” vai ser implantado é sugerido no Anexo A. A Norma exige que a organização tenha Objetivo implementado e planejado, mas qual o objetivo, como ele será medido, a quem ele se destina, com qual periodicidade ele é revistado entre outros cabe a organização decidir.
Já “convém que” indica uma recomendação. Ou seja, não é uma obrigatoriedade, é uma sugestão da norma. Na 37001 Antissuborno os “convém que” estão presentes apenas no Anexo A, com exceção de quando a norma define parceiro de negócios. Nesta ela sugere que a definição de parceiro é ampla e deve ser realizada em linha com a análise de risco dos parceiros.
Por último, o “pode”. Este indica uma permissão, uma possibilidade ou capacidade. Quando um item vier acompanhado de “pode” ele não tem obrigatoriedade de ser seguido. Diferente do “convém que”, que entra como uma recomendação, o “pode” é apenas uma possibilidade, uma sugestão, que pode ser seguida ou não de acordo com as necessidades da organização. Não seguir o item cujo verbo é o “pode” não acarretará não conformidade.
Item 6.2: Objetivos antissuborno e planejamento para alcançá-los
Este item da norma é um “deve”, conforme explicado anteriormente.
Inicialmente, são apresentados 7 requisitos os quais o objetivo precisa atender, a saber:
1) Conforme já dito neste post, os objetivos devem ser consistentes com a política, ou seja, devem transmitir a mesma mensagem e terem em comum seu propósito;
2) Os objetivos devem ser mensuráveis (se praticável), ou seja, os objetivos devem ser capazes de ser medidos;
3) Na construção dos objetivos, deve ser levado em conta a organização e seu contexto como atividade, setor, estrutura entre outros além de sua análise de risco antissuborno e ainda como as expectativas das partes interessadas são atendidas. Entende-se partes interessadas como acionistas, alta direção, sociedade, fornecedores, clientes e outros que a organização entender como relevantes;
4) Eles devem ser alcançáveis;
5) Ser monitoráveis através da periodicidade e método de controle estabelecido pela organização;
6) Ser comunicado de acordo com a estratégia de comunicação da organização definida no item 7.4 Comunicação;
7) Ser atualizados, como apropriado.
O requisito 6.2 contempla ainda a questão do planejamento do objetivo. A norma afirma que ao planejar como alcançar seus objetivos, a organização deve determinar:
1) O que será feito, ou seja, o que será feito para se alcançar aquele objetivo estabelecido;
2) Quais recursos serão necessários para que o objetivo seja cumprido;
3) Quem é o responsável por medir e colocar em prática os objetivos, neste item seriam ao menos duas pessoas tendo em vista que não é indicado medir o próprio trabalho considerando a questão de conflito de interesses;
4) Quando os objetivos serão alcançados, qual o prazo do objetivo. Diferente de periodicidade de medição, neste subitem é definido o horizonte do objetivo;
5) Quem irá impor as sanções e penalidades, sempre que aplicável.
O Importante é ter em mente que o objetivo do sistema de gestão antissuborno é mais um facilitador na implementação da política antissuborno, procedimentos e processos na construção de cultura de Compliance na organização. Por se tratar de um sistema de gestão, tudo está conectado o que facilita a implementação e acompanhamento do sistema. Neste contexto, a medição periódica dos objetivos é uma espécie de termômetro, se os objetivos estão sendo medidos e atendidos de forma correta, é um sinal de que a organização está no caminho que trilhou seguir quando estabeleceu sua política.
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