A palavra “tecnologia” é de origem grega e de acordo com o dicionário Michaelis é o “conjunto de processos, métodos, técnicas e ferramentas relativos à arte, indústria, educação; aplicação dos conhecimentos científicos à produção em geral”. Enquanto Compliance é uma palavra de origem inglesa que significa “estar em conformidade”, ou seja, seguir regras, normas, regulamentos, leis entre outros. Para entender mais sobre Compliance, acesse nosso post Cultura de Compliance – Como praticar na sua empresa.
Tarefas repetitivas, exaustivas, têm maior chance de erro humano. Mas como contornar isso? A tecnologia, não só na área de Compliance, surge como um suporte as atividades humanas. Com ajuda da tecnologia é possível desenvolver um algoritmo ou ainda programar um software para que tais tarefas sejam concluídas com sucesso. Listamos abaixo algumas tecnologias que podem auxiliar no dia a dia de sua empresa a não só se manter em Compliance como também otimizar seu desempenho operacional.
1) BYOD
BYOD é uma sigla em inglês para “bring your own device”. Na prática, significa permitir que os colaboradores usem seus próprios dispositivos no ambiente de trabalho. O objetivo é aumentar a produtividade através da maior liberdade ao colaborador.
No entanto, é preciso ter cuidado. Os riscos estão ligados principalmente a segurança. A comunicação eficaz é de extrema importância para se estabelecer limites e o colaborador ter conhecimento da sua conduta esperada inclusive das possíveis sanções. Além disso, boas práticas podem ser adotadas para manter o uso de seus aparelhos dentro das normas e regras da organização, a saber:
- assinatura de termos de responsabilidade;
- uso de senhas e bloqueio automático dos dispositivos;
- limitar o download de arquivos a dispositivos externos como pen drives.
2) Armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem é um modelo de computação que armazena dados na Internet por meio de um provedor. Ou seja, basta ter acesso à internet para acessar as informações do servidor. Importante estabelecer mecanismos efetivos de Compliance a fim de garantir a segurança das informações da organização. Abaixo estão algumas vantagens desta tecnologia:
- Redução de custo
Com os dados armazenados na nuvem, as paradas para manutenção e quedas de servidores são riscos completamente mitigados. O sistema cloud computing roda 24 horas por dia e 7 dias por semana, 365 dias no ano e mesmo que ocorram problemas, o sistema continua no ar. Entre as principais vantagens da nuvem, temos seu modelo de contratação. Este permite que a organização pague apenas pelo o que usa. E mais, ao longo do tempo há a possibilidade de aumentar ou reduzir o recurso de acordo com as necessidades de armazenamento.
- Performance e sustentabilidade
É possível manter a produção funcional, preservar dados, reconfigurar a estrutura de forma ágil, obter ganhos significativos em desempenho. Neste tipo de armazenamento, um único servidor substitui vários sistemas operacionais e o resultado disso é a redução significativa no tamanho e espaço o que contribui para a melhoria da eficiência energética da organização.
- Segurança
Investir cada vez mais em segurança de dados é fator primordial dos provedores de cloud computing. Com a nuvem você acompanha e controla os ambientes de qualquer lugar e a qualquer momento. Os arquivos estão acessíveis e gerenciáveis basta ter acesso à internet.
3) Ferramentas para redução de fraudes
Alguns softwares como ERP (Sistema integrado de gestão empresarial) se tornaram uma das principais ferramentas para a implementação efetiva do compliance nas organizações. Esses softwares possibilitam uma parametrização dos processos, principalmente fiscal e contábil. Essa tecnologia possibilita a integração e compartilhamento das informações de diversas áreas da empresa aprimorando a performance da organização.
Em suma, a relação entre tecnologia e Compliance está intimamente ligada a confiabilidade dos dados. Para a correta gestão de Compliance é preciso que os dados estejam atualizados, disponíveis e seguros. Seja qual for a solução tecnológica escolhida, ela deve servir de ferramenta para que a organização se baseie em informações corretas para que a tomada de decisão estratégica seja assertiva.