O que contribui para uma boa gestão de compliance?

Diante de diversos escândalos de corrupção e fraude recentes e suas repercussões, as empresas estão adquirindo a consciência do quanto é importante zelar pela ética e pela transparência. O fato é que a gestão de compliance passou a ser um fator estratégico e determinante para o sucesso das organizações.

Entender e analisar riscos e adotar medidas protetivas já é uma realidade, com a institucionalização dos programas de compliance. No entanto, para que ele funcione de verdade, é necessário manter uma gestão eficiente e focada na prevenção e no controle de possíveis ameaças à reputação e ao capital da empresa.

Mas como colocar isso em prática? Neste artigo explicamos o que é a gestão de compliance e qual a sua importância para as organizações. Continue lendo e conheça nossas dicas de como estruturá-la!

O que é gestão de Compliance?

A essa altura você já deve saber o que é compliance, porém, é sempre bom retomar o conceito. Em sentido literal, a palavra pode ser traduzida como conformidade. Ou seja, significa estar em conformidade ou de acordo com regras e padrões preestabelecidos, as responsabilidades que um negócio tem com o mercado, os clientes, a sociedade e consigo mesmo.

Essas regras podem se referir desde as obrigações legais até os preceitos éticos e morais a que uma empresa está submetida. Desta forma, um departamento de compliance tem a função de delimitar e assegurar o cumprimento de todas as normas, políticas e controles internos, segundo uma estratégia que busque a integridade da organização.

Para que isso aconteça de maneira adequada, é necessário contar com uma boa administração. Neste sentido, a gestão de compliance consiste no gerenciamento e no controle de todas as ações de compliance exercidas dentro de uma organização.

Qual a importância de manter uma gestão de compliance?

Ao acompanhar as notícias de casos de corrupção, é comum associá-los apenas a atos ilícitos maiores. No entanto, mesmo um pequeno deslize pode gerar um problema que compromete toda a estrutura do negócio.

Podemos citar como exemplo o vazamento de dados de um cliente armazenados online. Isso já é suficiente para grandes repercussões legais, com o pagamento de multas e indenizações, entre outras penalidades. Mas o risco maior é mesmo o da perda da reputação, uma vez que dificilmente os clientes vão querer negociar com uma empresa que não garanta a segurança dos seus dados.

Por isso, é tão importante uma gestão de compliance adequada, com o mapeamento de todos os riscos inerentes ao negócio e a criação de todos os mecanismos e políticas para os evitar e controlar. É por meio de um setor bem estruturado que serão adotados processos e práticas em todos os níveis e setores da organização.

O compliance é fundamental para que as pessoas da organização e outros stakeholders tenham conhecimento das medidas que estão sendo adotadas para garantir a integridade e a conformidade. Para tanto, é necessário realizar treinamentos e manter canais ativos de comunicação que desenvolvam uma cultura organizacional ética e transparente.

Como estruturar uma boa gestão de compliance?

Um erro comum a muitas empresas na estruturação de um departamento de compliance, é mantê-lo aparte dos demais setores. Em alguns casos, ele é parte do setor jurídico, atuando no policiamento das ações dos colaboradores. Assim, pode ser preciso uma revisão completa de toda a estratégia.

A seguir, listamos algumas medidas importantes para uma boa gestão de compliance.

Faça um diagnóstico do negócio

Cada empresa está sujeita a riscos de acordo com o seu tipo de negócio e área de atuação. Além disso, fatores como o tamanho, a estrutura, o modelo de gestão, os processos internos e os regulamentos a que está sujeita podem ser determinantes para a estruturação do compliance.

Portanto, a primeira coisa a se fazer é um diagnóstico completo sobre o negócio antes de implementar qualquer estratégia de compliance. Só depois dele é que poderá ser traçado um plano para a execução das medidas, começando pela análise de riscos.

Envolva as lideranças na gestão de compliance

Como já dissemos, o compliance precisa passar por todos os setores e níveis da organização, inclusive a alta gestão. Os líderes são responsáveis diretos pela aplicação de um programa de integridade e pela participação de suas equipes.

Afinal, as lideranças são aquelas pessoas que mais conhecem a estratégia e o plano de negócio da empresa, seus objetivos e metas. Assim, devem estar envolvidos diretamente em questões que podem afetar a organização como um todo.

Mapeie todos os riscos

Muitas empresas erram por não entenderem, de fato, quais são os riscos a que estão submetidas. Ou ainda, por não compreenderem a gravidade de determinado risco. Por isso, é essencial realizar um mapeamento completo e aprofundado de todos eles.

Da mesma forma, é preciso identificar todas as possibilidades de eliminá-los ou reduzi-los, inclusive, avaliando se realmente não podem ser anulados por completo. Isso significa que, muitas vezes, a empresa deva aprender a conviver com um risco, controlando e minimizando seus efeitos.

Estabeleça políticas e normas de conduta

Não existe uma boa gestão de compliance sem a criação de políticas e normas que regulamentem as ações dos envolvidos em uma organização. Eles podem ser reunidos em um código de conduta, documento que deve ficar disponível para acesso e consulta de todos.

É bom ressaltar que o código de conduta, bem como todas as suas normas, não deve existir em caráter figurativo. É necessário que eles sejam cabíveis e respeitados em todas as instâncias da empresa. Além disso, é fundamental que ele cubra todos os aspectos legais e éticos do negócio, devendo ser revisto e atualizado conforme ocorram mudanças nos cenários interno e externo.

Realize treinamentos constantes

Todas as pessoas da organização precisam conhecer as normas de conduta. Inclusive, porque a falta de conhecimento não deve ser usada como justificativa pelo não cumprimento das regras.

Deste modo, é necessário que a empresa faça treinamentos periódicos para orientar os colaboradores e líderes sobre as normas de compliance. Isso deve ser feito, principalmente com os novos funcionários e sempre que houver uma atualização nas políticas.

Mantenha canais de comunicação

Para saber a efetividade das medidas de compliance, é importante manter um canal de comunicação específico. Por meio dele, as pessoas podem fazer denúncias e resolver qualquer questão relacionada às normas de conduta.

O canal deve funcionar tanto para o público interno (colaboradores) quanto para o externo (clientes e fornecedores). Todas as situações devem ser resolvidas de acordo com processos preestabelecidos, proporcionando a solução que seja mais viável e dentro das regras.

Monitore as ações com frequência

Por fim, destacamos a necessidade de acompanhar o bom funcionamento de todas as medidas adotadas. Isso deve acontecer desde o mapeamento de riscos até o processamento e a resolução de denúncias.

Caso alguma medida não seja efetiva, em parte ou totalmente, ela deve ser revista e corrigida. Para tanto, o ideal é considerar todos os aspectos de um problema, entendendo-o de maneira sistematizada. Ou seja, é necessário verificar qual foi o cenário que motivou aquela ocorrência ou contribuiu para a ineficiência de uma medida.

O fato é que a gestão de compliance é algo complexo e que para o qual nem sempre as empresas estão preparadas. Portanto, pode fazer toda a diferença ter uma certificação que proporcione mais segurança e credibilidade ao seu programa de compliance, conferindo um gerenciamento mais acertado e de acordo com padrões internacionais de qualidade.

Gostou de saber como fazer uma boa gestão de compliance? Quer entender melhor sobre o assunto? Entre em contato conosco para tirar suas dúvidas e saber como se certificar!